2023年6月23日｜とどけるラボ主催【広報活動における外注業者の活かし方｜第2回とどけるラボ in高知】のレポート

ネクストメディアの鍋嶋です。

2023年6月23日（金）にネクストメディアが事務局を行っているとどけるラボ主催の【広報活動における外注業者の活かし方｜第2回とどけるラボ in高知】が開催されました。

私も参加しましたので、当日の様子をお届けします。

とどけるラボは、日本広報学会が提唱するコーポレート・コミュニケーション（とどけるラボでは「組織の情報発信」と表現しています。）の概念をベースに、地方の中小企業が現場で活用できるノウハウや考え方を学び合うために、高知県で小さくスタートした勉強会です。
広報・PRの分野に限定せず、広告や販売促進、WebサイトやSNSの活用など、広く「組織の情報発信」に関わる内容を取り扱っています。

今回のスピーカーは、中小企業のウェブサイト制作・SNSの運用サポートを行っているフリーランスの大久保真希さん、様々な企業のコンテンツ制作や広報コンサルタントとして広報担当者のサポートを行っているフリーライターの高橋さよさん。

高知県内で20年以上、中小企業の情報発信を企業の外から支援してきたお二人に、「外注業者」の活かし方についてお話していただきました。

今回の勉強会では、大きく以下の4テーマについてお伺いしました。

• インターネットの登場で、大きく変化した企業の広報担当者さんの仕事と外注業者の関わり

• 外注業者からみた、連携しやすい企業 / 広報担当者さんの特徴

• かしこい外注業者の選び方、依頼をするときのポイント、スムーズなコミュニケーションのために気をつけること

• 外注業者とよりよい関係を築き、情報発信で成果を上げるために

インターネットの登場で、大きく変化した企業の広報担当者さんの仕事と外注業者の関わり

まず最初に、長く高知県の企業の情報発信をサポートしてきたお二人に、インターネット以前/以後で変化した企業・広報担当者さんと外注業者の関わり方をお伺いしました。
インターネットが地方に浸透する以前は、広告代理店やデザイン会社からの仕事が多かったそうですが、インターネットが浸透してからは、企業がオウンドメディアを持つようになり、企業からの発注が増えた、とのこと。
また、ここ2−3年で企業がSNSを運用するようになってからは、より広報担当者さんも増え、企業からの発注が多くなったそうです。

外注業者からみた、連携しやすい企業 / 広報担当者さんの特徴

続いて連携しやすい企業/広報担当者さんについてお伺いしました。
広報担当者さんには、企業の窓口として、企業の戦略や事業を把握したうえで、発注業務の目的や依頼内容を伝えてくれると、外注業者として何をすべきか理解でき、仕事がしやすい、とのこと。
指示ベースではなく、指示の理由も共有していただくと他のコンテンツにも同様の考え方を反映できたり、何が最適か提案もしやすくなると話していただきました。

企業の広報担当者や広報に携わっている参加者から、業務を外部に発注する際には、目的を理解してからお願いするように心掛けているという声がありました。また、広報担当歴が浅いと外注業者にどこまで情報をお伝えするか判断できないので、社内の教育体制が大事という意見も出ました。

かしこい外注業者の選び方、依頼をするときのポイント、
スムーズなコミュニケーションのために気をつけること

外注業者の選び方について、高橋さんからは、自分たちの事業に関心を持って好きになってくれる人を選ぶべき。大久保さんからは、外注業者さんに「ワイヤーフレーム」や「SEO」など専門用語を質問して、信頼できる回答を得られるか試してみることを提案いただきました。

外注業者さんへの業務依頼のポイントとスムーズなコミュニケーションを取るには、広報担当者さんのディレクション能力が重要、とのこと。
外注業者さん任せにするのではなく、仕事を発注する前に外注業者さんに何をお願いしたいのか明確にして、優先順位を付けながら仕事を割り振ってもらえると、お互いにずれなく仕事を進められて、目的に沿った成果物が仕上がる、と話していただきました。

外注業者とよりよい関係を築き、情報発信で成果を上げるために

最後に高橋さんからは、情報発信で成果を上げるためには、外注業者に頼り切らないことが大事、というお話がありました。
外注業者が良いものを作っても、組織の目的に沿っていなければ成果を出せないので、組織内の広報チームの体制を整えてから外注業者を活用することを提案していただきました。

大久保さんからは、広報担当者は現場の人をうまく巻き込んでいくことが重要、とのこと。
広報担当者さんと外注業者だけでクリエイティブを作成＆発信をしていくと、発信内容と実際の現場が乖離してしまい、実情を伴っていない情報発信をしてしまう場合があるそうです。それを防ぐために、他の事業の人も巻き込んで、現場の声を混ぜた広報をしていくことが大切、と仰っていました。

今回の勉強会は、外注業者さんのリアルな声を聞ける数少ない機会でした。
参加者のみなさんからは、「自分の仕事のスタイルを見直す機会になった」「ディレクション能力の重要さを改めて感じた」という感想をいただきました。

大久保さん、高橋さんのお話のなかで「信頼」というワードが何度も出てきました。
企業の価値をお客さまや企業に関わりのある人に届けるために、情報発信はとても大切です。
外注業者さんと一緒によりよい情報発信を行っていくために、お互いを尊重し、それぞれの役割をきちんと行っていくことが重要だと思いました。

とどけるラボでは引き続き、地方の中小企業が現場で活用できる情報発信のノウハウや考え方を学び合うために勉強会や交流会を行っていきます。

次回は9月を予定しています。
テーマは、クリエイティブ系人材の採用と育成。
採用担当者さんや育成担当者さんの交流会のような場にできればと考えています。
ご興味がございましたらお気軽にお声掛けくださいませ。